Teklif karşılaştırması için kapsam ve teslim listesi

Önce aynı işi karşılaştırdığınızdan emin olun

İki teklifin toplamı, içerdikleri iş kalemleri farklıysa tek başına anlamlı bir karşılaştırma sağlamaz. PMI’nin kapsam açıklaması üzerine rehberi, projenin gerekçesi, teslimleri ve hedeflerinin açıkça yazılmasına dikkat çekiyor. Aşağıdaki liste, teklif görüşmesi için editoryal bir hazırlık önerisidir.

Bir çalışma tablosunun ilk sütununa ihtiyaç başlıklarını yazın. Her teklif için ayrı bir sütun açın ve karşılığında yazılı olan kapsamı işleyin. Metinde açık olmayan bir maddeyi dahil kabul etmek yerine “netleştirilecek” olarak işaretleyin.

Karşılaştırma tablosuna eklenecek alanlar

Kurum içinde aynı tablonun kullanılması, açık soruların dağınık mesajlarda kalmasını önleyebilir. Bu tablo teknik uygunluğu kendiliğinden kanıtlamaz; amacı görüşmede hangi konuların açıklığa kavuşacağını göstermektir.

• İş kaleminin adı ve teklif içinde geçtiği bölüm.
• Dahil edilen teslimler ve ayrıca değerlendirilecek işler.
• Planlanan tarihler, bu tarihlerin bağlı olduğu ön koşullar.
• Kullanım bilgisi veya belge teslimine ilişkin yazılı açıklama.
• Netleştirilecek soru, yanıtı verecek taraf ve görüşme tarihi.

Toplantı salonu teklifleri için örnek tablo

Aşağıdaki satırlar, ses ve görüntü sistemi içeren bir toplantı salonu için iki teklifi yan yana koyarken kullanılabilecek temsilî bir başlangıç listesidir; gerçek bir müşteri projesinden alınmamıştır. Tablonun ilk sütununa bu satır başlıklarını yazın; ardından Teklif A, Teklif B ve “Netleştirilecek soru” sütunlarını açın. Fiyat ve marka satırları bilerek dışarıda bırakıldı; amaç, önce iki teklifin aynı işi kapsayıp kapsamadığını görmektir.

AVIXA’nın sitesinde yayımlanan ihtiyaç analizi rehberi, bütçe değerlendirmesinde yalnız ilk maliyete bakılmamasını; kurulum ve eğitimden süregelen desteğe, lisanslara ve ileride yapılacak yükseltmelere kadar uzanan toplam sahip olma maliyetinin dikkate alınmasını öneriyor. Tablodaki kurulum, eğitim, destek ve lisans satırları, fiyat yazılmadan da bu kalemlerin her teklife dahil olup olmadığını gösterir. Aynı rehber, kullanıcılar dahil bütün paydaşların sürece erken katılmasını ve bulguların teknik bilgisi olan ve olmayan paydaşların anlayabileceği biçimde yazılmasını önemli sayıyor. Bu yaklaşımla tabloyu salonu kullanacak birimle ve teknik birimle birlikte doldurabilirsiniz. Toplantı salonu için daha önce bir ihtiyaç dosyası hazırladıysanız satırları oradan türetin.

• Kurulum kapsamı: salonun hangi alanlarının ve hangi kullanım senaryolarının (sunum, video konferans, söz alma) teklife dahil olduğu.
• Mevcut ekipman: hangi cihazların yeniden kullanılacağı, hangilerinin sökülüp kime teslim edileceği.
• Kablolama ve kablo yolları: kablo güzergâhı, kanal ve bağlantı kutularının teklife dahil olup olmadığı; gerekli priz ve enerji noktalarının bu teklifte mi, ayrı bir işte mi yapılacağı.
• Kontrol ve programlama: kontrol arayüzünü kimin hazırlayacağı, hangi kullanım senaryolarının programlanacağı ve teslimden sonra değişiklik yapılıp yapılamayacağı.
• Devreye alma ve kabul: kurulumdan sonra hangi kontrollerin yapılacağı ve kabul sırasında hangi kullanım senaryolarının kullanıcılarla birlikte deneneceği.
• Kullanıcıya aktarım ve eğitim: kime, hangi biçimde (ör. yerinde gösterim) ve kaç oturumda verileceği.
• Belge teslimi: sistem çizimleri, cihaz listesi, kullanıcı kılavuzu ve ayar kayıtlarının hangi biçimde teslim edileceği.
• Destek ve bakım: teklifte yer alıp almadığı; yer alıyorsa kapsamı, süresi ve destek talebinin nasıl iletileceği.
• Lisans ve abonelikler: toplantı veya kontrol yazılımı lisanslarının teklife dahil olup olmadığı ve yenileme sorumluluğunun kimde olduğu.
• Kapsam dışı bırakılanlar: teklifte açıkça kapsam dışı yazılan ve mobilya, inşaat işleri veya enerji beslemesi gibi başka ekiplere bırakılan kalemler.
• Genişleme ve yükseltme: ileride ekran, mikrofon veya kullanım senaryosu eklemek gerektiğinde teklifte buna ilişkin yazılı bir açıklama bulunup bulunmadığı.

Görüşme sonunda açık maddeleri kapatın

Örneğin bir teklifte “kullanıcıya aktarım” yazıyorsa bunun bir görüşme, yazılı bir açıklama veya başka bir teslim anlamına gelip gelmediğini sorun. Yanıtı aynı tabloya kaydedin; sözlü açıklamanın hangi yazılı teklif sürümüne işlendiğini belirtin.

Bir sonraki karşılaştırmada farklı teklif sürümlerini karıştırmamak için dosya tarihi ve sürüm adını birlikte saklayın. Kapsam dışında bırakılan maddeleri de görünür tutun. Son kararı verirken yalnız fiyat sütununu değil, kapanmamış soruların listesini de değerlendirin.